日々の仕事の中で、
時間に追われて悩んでいるビジネスパーソンは多い。
タイムマネジメントをうまくやるための７つのコツをご紹介する。
１．余裕を持ったスケジュールを組む
予定を目いっぱいに詰め込むと、
予想していなかった事態が起こった時に対応できない。
予定を決めるのは、７割程度までにしておいたほうが無難である。
もし何も途中で起こらなければ、時間に余裕が生まれる。
前倒しで仕事ができるので、気分よく進めることができる。
２．重要な仕事は午前中にかたづける
人は寝ているときに、大脳の中でその日の情報を整理する。
朝は頭が一番すっきりしている時間であり、
思考の視野が広がり、発想力が最も高まっている時間帯である。
その時間には、考える仕事や重要な意思決定を入れるとよい。
午後は、交渉やルーチンワークなどのオペレーション的な業務が向く。
重要で難しい仕事は、長くても２時間単位で区切りをつけるべき。
人間の集中力が続くのは90～120分と言われている。
合間には、飛び込みで入った仕事を片付けたり、
緊急度は高いが重要性はあまりない仕事を入れたりしながら、
効率をあげていく。
３．すべてに少し短めの締め切りを設定する
ダラダラと進めていても、よい仕事ができない。
すこし厳しい締め切りにしたほうが、より集中力が続く。
少し頑張らないと終わらないくらいの「短めの締め切り」を設定する。
締め切りのない仕事でも、「何時まで」という目標を決めて仕事をする。
時間制限があったほうが、人は頑張ることができる。
４．大きな仕事は細かなタスクに分ける
大きな仕事は往々にして、スケジュールが長い。
終わりが見えにくいと、着手しようとする気がなかなかわかない。
そこでいくつかの細かいタスクに分けて、
それぞれの締め切りを設定し、毎日少しずつでも進めていくのがよい。
５．5分以内でできることはすぐやる
メールの返信や提出物の作成など、
すぐに終わるようなことは、その場で終わらせてしまう。
すぐに終わるとわかっていることを先延ばしにすると、
どんどんタスクが増えてしまう。
１日の始まりに、エンジンをかける意味でも、
すぐ終わるタスクから最初に片付けるのも効果的である。
６．うまく断わる
日本人は、「NO」を言うのが苦手である。
でも、タイムマネジメントがうまい人は、
自分が重要だと思うこと以外を断わるのが上手い。
しかも周囲に嫌われることもない。
うまく断るためには、
納得できる理由を提示する、
代替案を出す、
謝る、
のがコツである。
７．事前準備を怠らない
毎日、次の日の準備を入念に行なう。
プレゼンや会議などの事前準備もしっかり行なう。
後からバタバタしてあせったり、ムダな時間を使うくらいなら、
万全の準備をしようとするのが、タイムマネジメント上手である。
日常の中で、自分の時間の使い方のどこに問題点があるか、
把握する努力をしてみよう。
客観的に、自分の時間の使い方を分析してみることで、
意外と手つかずになっている改善箇所が見えてくるはずだ。
