なかなか片付かない事務処理…
時間通りに終わらず長引くミーティング…
もっと創造的なことに時間を使いたいのに全然時間が足りない…
あの資料も整理したかったのに気が付けばもうこんな時間…
パソコンの普及で単純作業が速く処理できるようになった半面、
業務量が増加し、メールによる情報量が飛躍的に拡大している。
結果的に一人当たりの仕事量が多くなり、
管理能力が追いつかなくなっているのである。
なぜ仕事に追われてしまうのだろうか？
それは、
自分が処理可能な仕事量を読むことができていない、
からである。
タスクをTO DOリストで管理するときのポイントは次の５つ。
１．TO DOリストは1カ所に集約する
TO DOリストは、１つの手帳に集約する。
そのときには、やるべき時間帯も明確にしてスケジュール化する。
タスクやアポイントが発生した時点で、一つずつ書き込んでいくことで、
自動的に計画ができる。
一ヶ所にタスクとアポイントを集約することで、
自分の業務量を正確に把握できる。
２．1週間の振り返りをする
１週間が終わったら、振り返ってみることが大切。
アポやタスクが終了しとき、
消し込んだタスクが見えるように残しておく。
できたことが再確認できると共に、
予定通りにできなかったところに改善のヒントが見つかる。
３．タスクが発生した時点で振り分ける
１つのタスクが発生したとき、
「３分以内に処理できる」のであれば、その場ですぐに処理する。
また、自分以外の人でもできることや引き受けられないことは、
「やらない」判断をする。
TO DOリストの項目が多いほどプレッシャーも高くなる。
TO DOリストの項目を少なくするのが仕事に追われないコツ。
「やる」のか「やらない」のかを明確にすることがポイント。
「できればやりたい」というあいまいな領域をつくらないことである。
４．「いつやるのか」の視点で書き込む
タスクが発生したら、
「いつやるのか」を決めて、TO DOリストに加える。
タスクを「やる日時」に振り分けてTO DOリストを作ることで、
日々の仕事量を管理しやすくなる。
５．「降ってくるタスク」のための空き時間を確保する
突然の上司からの指示…
お客様からの緊急の要求…
発生した問題への対処…
部下からの急ぎの報告、相談…
緊急事態・トラブルでスケジュールは乱れっぱなし、
という状況になっていないだろうか？
当日降ってくるタスクに対応できるよう、
アポイントやTO DOを入れすぎないことが大切。
例えば、部下からの報告、相談を先伸ばしにしないために、
毎日30分「相談タイム」を設けるのも１つの方法である。
１日24時間は、誰にでも平等。
でも時間の活用方法によってその価値に大きな差が出る。
限られた時間をできるだけ有効に使いたいもの。
タイムマネジメントは、
多忙な日々をより満足度高く、快適に過ごすために、
ますます必要不可欠のツールとなってきている。
