仕事をする環境が整理整頓できている人は、高い成果を上げることができる。
オフィスの整理整頓は、次のようなメリットがある。
・必要な資料や道具を探す無駄な時間を削減できる
・業務に集中できるので失敗やミスを低減できる
・細部に気を配ることで仕事の質がアップする
効率的に整理整頓するために有効な４つのステップをご紹介する。
１．すべてのものを取り出す
文房具類や書類など、整理整頓の対象となるすべてのものを、
机の引き出しや収納ボックスから取り出す。
すべてのものを取り出せば、全体の分量が分かる。
片付けの成果が目に見えて、挫折せずに作業を進めることができる。
２．「いるもの」と「いらないもの」に区別する
取り出したものを「いるもの」と「いらないもの」に区別する。
区別するときにポイントは、いらないものを判断する基準を明確にすること。
例えば、
過去１ヶ月間に使用したかどうか、
今後利用する機会が明確に決まっているかどうか
など、判断する規準を決めておく。
３．「いらないもの」を捨てる
いらないと判断したものの中で、
すでに使えなくなった道具や保存の必要性がない書類などは廃棄する。
まだ使えるものについては管理部門に戻したり、私物は中古品として売却する。
いらないものの状態や種類に応じた方法で処分する。
４．「いるもの」を適切な場所に置く
仕事に必要な資料や備品を取り出しやすい場所に配置する。
使用頻度の高い備品は、すぐ取り出せる場所に置くと生産性が高まる。
書類は、ファイルボックスなどの作成日時や取引先名の順番に縦に並べる。
職場のメンバーと共有して使用するものについては、
全員がわかりやすく、取り出しやすい保管場所を決める。
仕事の整理整頓を成功させるコツは、片付けを習慣化することである。
そのためには、
使い終わった時点で必ず定位置に戻す、
定期的に整理整頓する日を決める、
という行動を習慣化することである。
すべてのものを取り出して区別し、不要なものを処分する、
という４つのステップに分けることで、整理整頓は誰でもできる。
効率よく仕事をして成果を上げるために、ぜひ取り組んでみよう。
