職場の業務改善が進まない原因は、３つに分類できる。
１．気がつかない
日々作業をこなすだけ…
もっと良くしようと思わない…
現状に疑問を持たない…
考えなければ、問題は存在しない。
問題が存在しないから、改善のアイデアが出ないのである。
２．やりたくない
余計なことはしたくない…
そこまでの給料をもらっていない…
建設的な意見をもっていない…
余計な仕事を押し付けられたくない気持ちになりがち。
問題があっても、先送りをしてしまうのである。
３．他人のせいにする
自分は被害者だ…
○○が問題の原因、それさえ治れば…
自分には関係ない…
問題への当事者意識がない。
自分に責任を押し付けられたくないのである。
改善を妨げる要因に対処する３つのコツをご紹介する。
１．業務の見える化
現場でどのような業務が発生するのか、棚卸をしてすべての業務を洗い出す。
日常的に行っている業務だけでなく、
イレギュラー的に発生する業務についても洗い出しておく。
①業務の種類、➁担当者、③発生頻度、④難易度、など、
の項目で業務を分類していくことが大切である。
２．優先順位をつける
率先して改善に取り組むべき業務を明確にするため、優先順位をつける。
順位づけは、業務の棚卸時に整理した分類情報をもとに行うことで、
スムーズに進めることができる。
「無くす」「減らす」「変える」の視点でで改善案を出していく。
各改善案には、「改善の難易度」と「改善後の効果」の評価を盛り込む。
✓改善の難易度：費用、時間、手間など改善にかかるトータルコスト
✓改善後の効果：コスト削減、時間短縮など改善によって得られる効果
３．マニュアル化する
改善した業務をマニュアル化することで、担当者ごとのムラを排除できる。
こうすることで、業務改善効果を全社的に反映させることが可能になる。
できれば、業務改善の方法もマニュアル化しておくことが有効である。
従業員が主体的に業務改善を行い、評価する環境を整えることで、
業務改善を促進させることができる。
