ビジネスパーソンは、
日々、大量のメールを書いたり、チェックしなければならない。
効率的なメールで、良いコミュニケーションを行うためのポイントを
５つご紹介する。
１．相手への要求を明確にする
メールを読む相手は、
自分は何をしたらいいのか、を想定しながら読んでいる。
まず、「相手に動いてほしいこと」を簡潔に伝えよう。
２．説明は箇条書きで書く
ダラダラした長い文章はダメ。
添付した資料は、開いて見てくれる確率は多くないと考えよう。
伝えたいことは、箇条書きでしっかり提示する。
それが次のアクションに早くつながる。
３．悪い報告ほど早くメールする
トラブルを上司に報告するときは、とにかく早く伝える。
初動が鈍いと、後の処理に多大な時間を要することがある。
まず、いま起きている事実を客観的に伝えることが大切である。
４．返信は即レスポンスする
メールを返さないと案件がそこで止まってしまうことがある。
短くてもいいから、すぐに返信をするのがマナーである。
特に外資系企業では、夜でも世界でビジネスが進行している。
素早い反応が求められる。
５．いつもリスペクトを忘れない
簡潔な文章の中でも、相手とのつながりを大事する表現は、
忘れてはいけない。
「いつもお世話になっています」
「お返信ありがとうございます」
などの感謝の言葉で始めて、最後も感謝の言葉で結ぶこと。
メールは、短いほどよい。
ただし短いメールで通じ合うためには、普段のコミュニケーションが大切。
ときどき電話したり、直接会うことで、お互いの距離を近づけておく。
そうすれば、メールが短くても、あうんの呼吸で通じる。
信頼ベースで即決できる関係をつくっておくことが、
長い目で見れば、効率化につながる。
